ishwara.us Think Bigger about Business Intelligence

Data Warehouse bagi Bisnis #3

Krisis Informasi pada Perusahaan

Anda mungkin bekerja sebagai seorang tenaga ahli di departemen Teknologi Informasi pada sebuah perusahaan, terlepas besar atau kecilnya perusahaan tersebut. Sehari-harinya anda pasti memikirkan memikirkan berbagai aplikasi yang terinstall di komputer perusahaan anda.

 

Apakah anda tahu tentang:

• Berapa banyak data pelanggan yang berharga dari tahun ke tahun tersimpan?
• Berapa banyak data keuangan yang juga berharga tersimpan dari tahun ke tahun?
• Dimana semua data ini berada? Pada satu platform? di dalam sistem warisan pendahulu anda? di dalam file Microsoft Office? atau di dalam aplikasi client / server?

Sering kali kita dihadapkan dengan dua fakta yang ternyata mengejutkan:

1. Sejatinya Organisasi anda memiliki banyak data
2. Sumber daya teknologi informasi dan system yang tidak efektif untuk mengubah data yang ada menjadi sebuah informasi bersifat strategis yang berguna.

Selama dua dekade terakhir, perusahaan telah mengumpulkan data operasional mereka dalam skala yang sangat besar, penggunungan data terjadi akibat rata rata informasi yang dihasilkan meningkat dua kali lipat setiap 18 bulan.

Apabila organisasi kita memiliki data dalam skala yang sangat besar, kenapa para eksekutif dan para manager tidak menggunakan data ini untuk membuat sebuah keputusan yang bersifat strategis? Toh informasi yang ada sangat berlimpah.

Dan kenapa kita harus berbicara mengenai krisis informasi? Kebanyakan perusahaan yang mengalami krisis informasi bukan diakibatkan kekurangan data, tapi karena data yang ada tidak siap digunakan sebagai dasar dari pengambilan Keputusan yang bersifat strategis.

Data dalam skala yang besar sangat berguna untuk menjalankan operasional bisnis, tapi sering kali sulit untuk bisa dijadikan dasar dalam pengambilan kebijakan strategis dan tujuan bisnis. Kenapa bisa begitu?

Data dari sebuah perusahaan sering kali tersebar dalam banyak bentuk yang saling tidak kompatibel antara satu System dengan System lainnya.

Misalnya saja,

• Anda memiliki Data Point of Sales yang dulunya pernah di create melalui Clipper dengan menggunakan database DBase III+, karena memang tahun dimana perusahaan berdiri jamannya masih menggunakan DBase III+ .

• Software General Ledger yang dibuat oleh Vendor software lain memiliki Database berbasis Fox Pro .
• Software yang menangani Inventory dibuat oleh programmer inhouse perusahaan anda yang menggunakan Microsoft Access sebagai basis database nya .

• Bagian Purchasing sama sekali tidak menggunakan software, karena pegawainya sangat percaya kepada buku catatannya

• Bagian Payroll sangat menyukai Microsoft Excel sebagai media kerjanya, tentunya ia akan menyimpan data-datanya dalam format Excel (mungkin saja beliau sangat fanatik kepada Microsoft Excel 97 sehingga tidak mau di ubah ke versi yang lebih baru )
• Dan lain lain..

Data dalam suatu organisasi berada pada berbagai sistem yang berbeda, di beberapa platform dan memiliki struktur yang beragam. Semakin banyak Teknologi yang digunakan perusahaan anda pada masa lalu, semakin akan berbeda pula data perusahaan Anda.

Tapi untuk membuat sebuah keputusan yang tepat untuk strategi perusahaan dan tujuan perusahan, kita membutuhkan informasi yang terintegrasi dari semua system yang ada.

Data sangat dibutuhkan untuk membuat keputusan strategis harus memiliki bentuk yang sesuai untuk menganalisa trend yang sedang atau akan berjalan.

Para eksekutif dan manager perusahaan perlu untuk melihat trend yang berjalan dari waktu ke waktu dan mengarahkan perusahaan di mana mereka bekerja ke arah yang benar. Data operasional yang ada tidak bisa secara langsung digunakan untuk melihat trend, karena data operasional biasanya bersifat event-driven. Anda hanya bisa melihat gambaran dari transaksi yang terjadi pada waktu yang spesifik, atau Anda memiliki data yang bercerita tentang berapa unit terjual dari sebuah produk pada waktu tertentu.

Dengan menggunakan data yang ada pada sistem operasional anda tidak siap untuk mendapatkan trend dari sebuah produk selama periode sebulan, perempat tahun, ataupun per tahun.

Untuk membuat keputusan bersifat strategis, para eksekutif dan manajer harus dapat memeriksa data dari sudut pandang bisnis yang berbeda. Misalnya, mereka harus mampu meninjau kuantitas penjualan dengan produk, tenaga penjualan, kabupaten, wilayah, dan kelompok pelanggan.

Gambaran Karakteristik dari Informasi Bersifat Strategis:

1. Integrated

Harus merupakan sebuah kesatuan, kesatuan yang menggambarkan pandangan luas tentang perusahaan

2. Data Integrity

Informasi yang dihasilkan harus akurat, dan harus sesuai dengan aturan bisnis yang berlaku.

3. Accessible

Mudah diakses dengan jalur akses intuitif, dan responsif untuk analisis.

4. Credible

Setiap faktor bisnis harus memiliki satu dan hanya satu nilai, tidak ada nilai tandingan yang mungkin saja telah di forge oleh pihak tertentu, ini untuk menghindari kebingungan ketika terjadi pembahasan, mana data yang benar.

5. Timely

Informasi harus tersedia dalam waktu yang ditentukan kerangka waktu (time frame)